Retour sur le CIP édition 2012, un bilan enthousiasmant

Patrick Groc, Directeur Marketing et Commiunication de la Fédération revient sur le Challenge International de Paris, qui s'est tenu les 28 et 29 janvier derniers à Coubertin.


Combien de temps faut-il pour organiser un tel évènement?
Nous définissons les axes prioritaires dès le mois de septembre. Une fois présentées les nouvelles orientations en bureau fédéral et le budget validé, on peut commencer le travail de création des supports de communication, à commencer par l'affiche.

Le budget est une donnée primordiale, comment faire en sorte de bien prévoir l’ensemble des dépenses et d’attirer suffisamment de partenaires publics et privés ?
En effet, l'ampleur de la manifestation dépend en partie du budget. On se doit de satisfaire à la fois notre public d'escrimeurs (environ 6000 spectateurs sur les deux jours), les délégations étrangères, les partenaires et les personnalités présentes sur l’événement.

Comment trouver suffisamment de bénévoles et réussir à les fidéliser d’une édition à l’autre ?
La plupart des bénévoles de Paris 2010 au Grand Palais ont souhaité poursuivre l’aventure au sein des organisations fédérales. Chaque bénévole à une mission précise sous la responsabilité de leur chef d’équipes, eux-même bénévoles depuis plus de dix ans. La réussite du CIP 2012 dépend en partie de leur implication.

Quels outils promotionnels avez-vous créés et quels sont ceux, un peu plus originaux qui ont apporté une vraie plus-value à l’évènement ?
J’avais proposé aux élus de la Fédération d’axer cette édition 2012 sur l’interactivité et les nouveaux supports : réseaux sociaux, direct live et surtout la diffusion vidéo sur les quatre pistes en simultané. Cela a apporté une vraie note positive à l’événement. L’objectif était de suivre les matchs en direct comme si vous y étiez. Un plus pour les escrimeurs de provinces et étrangers. Les chiffres d'audience sont très satisfaisants, nous avons reçu les félicitations de la Fédération Internationale.

Quelles astuces permettent à moindre coût d’animer une salle de 4 000 personnes comme le stade Pierre de Coubertin et de les faire patienter lors des pauses ?
Règle numéro une en escrime, éviter les temps morts et la présence d’éléments perturbateurs sur le cours central. Le plateau central doit être le plus épuré possible pour faciliter la visibilité et la lisibilité des rencontres, surtout pour les néophytes. L’animateur au micro peut porter à lui seul tout un public, avec ou sans la présence d’un français sur la piste. Rappelez-vous la Marseillaise A Cappella le dernier jour des épreuves au Grand Palais, un souvenir mémorable. La présence d’enfants pour les haies d’honneur, le lancé de tee-shirt, l’annonce des résultats d’un jeu concours, un spectacle en mouvement, sont des moments de respiration entre les matchs.

Qui ne doit-on pas omettre d’inviter comme personnalité VIP, quel type de prestation offrir et à quel moment doit-on envoyer les invitations ?
Compte tenu des agendas chargés des personnes invitées, il est conseillé de transmettre les invitations plus d'un mois avant l’événement (partenaires privés et publics, personnalités fédérales, représentants des collectivités territoriales). Au CIP, nous proposons un accueil personnalisé dans un espace réservé, une place en loge, un accès au salon VIP qui comprend un open bar champagne, un cocktail déjeunatoire et un buffet sucré à l’issue des épreuves. Sans oublier le cadeau souvenir.

A combien de prestataires faites-vous appel sur ce type d’évènement ?
Ils sont une quarantaine à intervenir dans les principaux secteurs de l’événement, la communication, l’aménagement des espaces, l’animation, la restauration, la compétition...

Comment gérer l’ensemble des athlètes et du staff sportif (en terme de logistique, de déplacement, d’hébergement, etc.) pour les accueillir au mieux et leur permettre de tirer dans les meilleures conditions ?
Deux mois avant le challenge nous envoyons le règlement de la compétition avec les horaires. C’est à partir de ce moment-là que les fédérations nationales commencent à nous envoyer leur feuille de route. Une personne à la Fédération est chargée de suivre leur déplacement, leur transfert, leur hébergement et leur frais de vie.

Votre prochain grand rendez-vous est le challenge Réseau Ferré de France au stade Pierre de Coubertin le 17 mars prochain, sera-t-il différent du CIP ?
Il y a de nombreux projets en vue de cet événement majeur. Mais je ne vous en dis pas plus, le mieux sera de venir découvrir sur place !


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